Sistemi di gestione aziendali e digitalizzazione
La trasformazione digitale coinvolge tutte le aziende di ogni dimensione ed operanti in ogni settore: non si può più prescindere dall’adozione di strumenti e tecnologie che stanno già cambiando la vita di tutti noi e che dovranno essere utilizzati sempre più per incrementare efficacia ed efficienza dei processi aziendali.
Cosa significa digital transformation?
La Digital Transformation sta coinvolgendo tutto il mondo delle aziende e dei privati e consentirà indubbi e crescenti benefici nel prossimo futuro.
Nonostante ciò non è insolito che le imprese possano porre un freno alla digitalizzazione dei propri processi di lavoro. Ciò spesso è dovuto ad un basso livello culturale sui temi della digitalizzazione (spesso dovuto al ritardo nel ricambio generazionale) e pertanto una conseguente bassa propensione al cambiamento.
La trasformazione digitale offre di rivedere e migliorare i processi che governano il business, attraverso una combinazione di diverse soluzioni tecnologiche.
Automazione, informatizzazione, virtualizzazione, cloud, mobile, sistemi di comunicazione e collaborazione, IoT (internet delle cose) fanno parte di un unico aspetto, quello della digitalizzazione, finalizzato a far convergere organizzazione e flussi informativi, gestione diretta dei dati e gestione affidata a partner esterni, infrastruttura aziendale e utilizzo del Web.
Ecco quindi i 6 pilastri che abilitano alla trasformazione digitale (e la rottura con il passato), nelle aziende, di qualsiasi dimensione esse siano:
1 – Automazione: La progressiva automazione del lavoro (sia a livello hardware che software) porta velocità, efficienza e riduzione degli errori nei processi gestionali ed organizzativi.
2 – Informatizzazione: Tutti i processi di qualsiasi azienda di ogni dimensione possono e dovranno sempre di più essere informatizzati. L’evoluzione tecnica di hardware e software ha consentito nel tempo l’introduzione di una nuova intelligenza al governo delle imprese.
3 – Dematerializzazione: Portare i supporti fisici ad uno stato digitale ha portato nuove logiche di integrazione e di condivisione delle informazioni tra i lavoratori e i manager delle imprese
4 – Virtualizzazione: Grazie a una programmazione software di nuova generazione, le risorse fisiche si trasformano in risorse logiche gestite da un unico cruscotto centralizzato
5 – Cloud Computing: Lo spostamento dell’infrastruttura hardware e software verso l’esterno rende più economico e flessibile l’utilizzo di strumenti tipici della digitalizzazione. E’ questa la via maestra per attivare subito strumenti gestiti da professionisti del settore che garantiscono accessibilità immediata alle piattaforme informatiche, sicurezza dei dati, protezione e condivisione in tempo reale delle informazioni.
6 – Mobile: I dispositivi mobili (smartphone, tablet, etc.) potenziano la produttività individuale portando maggiore disponibilità e flessibilità nel mondo del lavoro.
Perché affrontare la trasformazione digitale?
Un gran numero di aziende (inclusi grossi gruppi industriali) utilizza ancora Microsoft Office (prevalentemente Word e Excel) per la gestione dei sistemi integrati.
Una scelta che ha delle conseguenze dirette sulla capacità produttiva, senza dimenticare i pericoli cui si rischia di andare incontro: perdita dei dati a causa di errori di manipolazione, inutilizzabilità dei file al momento della cessata collaborazione con i rispettivi autori, inutili perdite di tempo.
Sappiamo già che i dati relativi alla contabilità, alla produzione ed alla gestione delle Risorse Umane vengono gestiti con l’ausilio di software applicativi gestionali.
Ed allora perché la gestione integrata dei sistemi aziendali è ancora affidata ad Office?
Soluzioni alternative sono già disponibili e potenzialmente in grado di interfacciarsi con i sistemi informatici esistenti attraverso webservice e API (application programming interface).
Le soluzioni più avanzate possono essere utilizzate direttamente da tutto il personale aziendale direttamente online grazie alla tecnologia Cloud nella modalità “software as a service” (software come servizio) che non impatta sull’infrastruttura informatica aziendale.
Il Responsabile Qualità potrebbe finalmente dedicare più tempo alla strategia ed al miglioramento continuo dei processi aziendali; la pronta disponibilità delle informazioni relative alle attività “sistemiche” derivanti dai processi organizzativi permetterebbe inoltre alla Direzione di prendere decisioni importanti in tempi più rapidi.
Un vantaggio indiscutibile che porta finalmente il sistema di gestione qualità ad essere un investimento con ritorni importanti sul processo decisionale, supportato finalmente da dati auto-raccolti dal sistema in cloud, nello svolgimento delle normali attività di routine.
Come realizzare la digitalizzazione dei sistemi di gestione aziendali?
Trasformazione digitale dell’Azienda = risparmio ed efficienza
Con riferimento ai sistemi Qualità, Sicurezza e Ambiente, le operazioni suscettibili alla
trasformazione digitale sono molteplici e soprattutto consentono un ritorno dell’investimento praticamente immediato.
La digitalizzazione della gestione di non conformità e reclami permette ad esempio di risparmiare tempo e denaro sui costi operativi.
Digitalizzare audit e scadenzai permette di superare i limiti della mobilità, evitare doppi inserimenti ed aumentare la produttività. Disporre di un unico contenitore strutturato dove riporre in modo organizzato documenti e informazioni permette di delegare le attività mantenendo il pieno controllo.
Basta perder tempo a compilare moduli cartacei ed ad accertarci che le informazioni documentate siano aggiornate in vista dell’audit: i vertici aziendali oggi hanno a disposizione nuovi strumenti digitali anche in questo ambito e la trasformazione digitale dell’Azienda deve includere la gestione integrata dei sistemi.
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